Laporan

Pengertian :
Laporan merupakan hal yang sangat vital dalam kehidupan sehari-hari. Pengertian laporan menurut F X Soedjadi mendefinisikan sebagai berikut:

1. Laporan adalah suatu bentuk penyampaian berita,keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun tulisan dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang ( authority ) dan tanggung jawab ( responsibility ) yang ada antara mereka.
2. Laporan adalah salah satu cara pelaksanaan komunikasi dari pihak yang satu kepada pihak yang lainnya.

Kata “Laporan” dibentuk dari kata dasar ‘Lapor” dan mendapat akhiran (sufiks) -an, yang dapat diberi arti sebagai segala sesuatu yang dilaporkan atau pemberitahuan tentang sesuatu. Pengertian Laporan menurut The Oxford Englsih Dictionary dalam kusumah, dkk (2002 : 2.3) adalah :

1. Cerita yang dibawakan oleh seseorang kepada orang lain yang diteliti secara khusus.
2. Pernyataan formal hasil penelitian, tentang sesuatu hal yang memerlukan informasi yang pasti, dibuat oleh seseorang atau sebuah lembaga.

Siswanto (1982:62) memberikan batasan tentang laporan (report) yaitu sebagai informasi tertulis yang dimaksudkan sebagai pertanggungjawaban atas sesuatu penugasan. Laporan juga dapat sebagai sesuatu macam dokumen yang disampaikan atau menyampaikan informasi mengenai sebuah masalah yang telah atau tengah diselidiki, dalam bentuk fakta-fakta yang diarahkan kepada pemikiran atau tindakan yang akan diambil (Keraf,1993:284).

Sejalan dengan pendapat Keraf, Parera (1987:56) mengemukakan laporan pada dasarnya suatu bentuk penyampaian dan perjanjian fakta-fakta dan pemikiran-pemikiran guna tindakan.

Dasar-dasar Membuat Laporan
a. Jelas
Kejelasan suatu laporan diperlukan baik kejelasan dalam pemakaian bahasa, istilah, maupun kata-kata harus yang mudah dicerna, dipahami dan dimengerti bagi si pembaca. Kejelasan suatu laporantersebut tentu saja didukung oleh penguasaan materi laporan dari si pemberi laporan sehingga dengan adanya jaminan bahwa si pembuat laporan menguasai materinya merupakan jaminan kejelasan suatu laporan di samping hal-hal tersebut di atas.

b. Sasaran Permasalahan
Caranya dengan jalan menghindarkan pemakaian kata-kata yang membingungkan atau tidak muluk-muluk, demikian juga dalam hal penyusunan kata-kata maupun kalimat harus yang jelas, singkat jangan sampai melantur kemana-mana dan bertele-tele yang membuat si pembaca laporan semakin bingung dan tidak mengerti.

c. Lengkap
Kelengkapan tersebut menyangkut :

• Permasalahan yang dibahas harus sudah terselesaikan semua sehingga tidak menimbulkan tanda tanya.
• Pembahasan urutan permasalahan harus sesuai dengan prioritas penting tidaknya permasalahan diselesaikan atau dengan kata lain masalah yang sangat penting diutamakan pembahasannya baru masalah-masalah yang timbul dalam pembahasan sampingan seyogyanya juga dibahas. Sehingga laporan menjadi lengkap dan mantap karena sudah mencakup segala segi yang didukung dengan data-data statistik yang jelas dan lengkap.

d. Tepat waktu dan cermat
Tepat waktu sangat diperlukan dalam penyampaian laporan kepada pihak-pihak yang membutuhkan karena pihak yang membutuhkan laporan untuk menghadapi masalah-masalah yang bersifat mendadak membutuhkan pembuatan laporan yang bisa diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan disampaikan.

e. Tetap
Laporan yang didukung data-data yang bersifat tetap dalam arti selalu akurat dan tidak berubah-ubah sesuai dengan perubahan waktu dan keadaan akan membuat suatu laporan lebih dapat dipercaya dan diterima. Keterangan-keterangan dalam menyampaikan laporan tidak boleh saling bertentangan satu sama lain.

f. Objektif dan Faktual
Pembuatan laporan harus berdasarkan fakta-fakta yang bisa dibuktikan kebenarannya maupun dibuat secara objektif.

g. Harus ada proses timbal balik

• Laporan yang baik harus bisa dipahami dan dimengerti sehingga menimbulkan gairah dan minat si pembaca.
• Jika si pembaca memberikan respon berarti menunjukkan adanya proses timbal balik yang bisa memanfaatkan secara pemberi laporan maupun si pembaca laporan.

Ada juga syarat-syarat yang harus diperhatikan dalam membuat laporan, yaitu :
1. Lengkap.
Artinya data dan fakta yang ada dalam laporan harus lengkap.

2. Jelas.
Sebuah laporan disebut jelas bila uraian dalam laporan tidak memberi peluang ditafsirkan secara berbeda oleh pembaca yang berbeda. Ini dapat dicapai bila bahasa yang digunakan benar dan komunikatif.

3. Benar / akurat.
Data dan fakta yang salah dapat menuntun pembaca membuat suatu keputusan yang salah. Jadi kebenaran dan keakuratan isi laporan sangat diperlukan.

4. Sistematis.
Laporan harus diorganisasikan sedemikian rupa, dengan system pengkodean yang teratur, sehingga mudah dibaca dan diikuti oleh pembaca. Laporan yang sistematis juga menunjang unsur kejelasan yang sudah diciptakan oleh unsur – unsur bahasa.

5. Objektif.
Penulis laporan tidak boleh memasukkan selera pribadi ke dalam laporannya. Pelapor harus bersikap netral dan memakai ukuran umum dalam minilai sesuatu.

6. Tepat waktu.
Ketepatan waktu mutlak diperlukan, karena keterlambatan laporan bisa mengakibatkan keterlambatan pengambilan keputusan.

Jenis-jenis Laporan
Laporan dapat digolongkan menurut:
A. Maksud pelaporan

1. Laporan informativ, yaitu laporan yang dimaksudkan untuk memberi informasi dan bukan dimaksudkan untuk memberi analisis atau rekomendasi. Titik pentingnya adalah pemberian informasi yang akurat dan terinci.
2. Laporan rekomendasi, yaitu laporan yang di samping memberikan informasi juga menyertakan pendapat si pelapor, dengan maksud memberikan rekomendsasi (usul yang tidak mengikat). Meski demikian akurasi dan rincian informasi tetap diperlukan supaya rekomendasi yang diberikan juga meyakinkan.
3. Laporan analitis, yaitu laporan yang memuat sumbangan pikiran si pelapor, bisa berupa pendapat atau saran, setelah melalui analitis yang matang dan mendalam. Kebanyakan laporan akademis berada pada kategori ini.
4. Laporan Pertanggungjawaban, yaitu dimana si pelapor memberi gambaran tentang pekerjaan yang sedang dilaksanakan (Progress report) atau sudah dilaksanakan (bersifat evaluatif)
5. Laporan Kelayakan (feasibility report), yaitu pelapor menganalisis suatu situasi atau masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan: layak atau tidak. Berbagai alternative dinanalisis, kemudian ditentukan mana yang lebih baik.

B. Bentuk Laporan

1. Laporan berbentuk Memo, biasanya laporan pendek yang memuat hal – hal pokok saja, dan beredar di kalangan intern organisasi.
2. Laporan berbentuk Surat, isinya lebih panjang daripada laporan yang berbentuk memo, sekitar tiga lembar folio. Bisa ditujukan ke luar organisasi.
3. Laporan berbentuk naskah, laporan ini bisa panjang atau pendek. Bila panjang dibuat dalam format buku, dan dalam penyampaiannya mutlak diperlukan surat atau memo pengantar
4. Laporan berbentuk Campuran, laporan ini tidak lain gabungan antara bentuk naskah dengan memo atau surat. Dibuat begini karena isinya cukup kompleks sehingga harus dipadukan dengan bentuk naskah agar pengkodean bagian – baiannya lebih mudah dilakukan.

C. Waktu Penyampaian

1. Laporan Insidental, laporan ini tidak disampaikan secara rutin, hanya sekali- sekali saja dalam rangka suatu kegiatan yang tidak terjadwal tetap.
2. Laporan Periodik, ditulis dalam suatu periode tertentu dan dinamai sesuai periodenya pula. Contoh: Laporan harian, Mingguan, Bulanan dan seterusnya.

D. Cara Penyampaian

1. Laporan lisan, disampaikan secara lesan, biasanya dilakukan hal-hal yang perlu segera disampaikan laporan lisan dapat dengan tatap muka, lewat telepon , wawancara dan sebagainya.
2. Laporan tertulis, disampaikan secara lengkap dalam bentuk tulisan.

E. Bahasa yang digunakan

1. Laporan yang ditulis secara populer, yang menggunakan kata-kata sederhana, kadang-kadang diselingi dengan kalimat humor / lucu.
2. Laporan yang ditulis secara ilmiah, sebagai hasil peneliti. Biasanya isinya singkat tetapi padat dan sistimatis serta logis.

F. Isinya

1. Laporan kegiatan, misalnya pelaksanaan perkemahan, pelaksanaan ujian SKU, SKK, Pramuka Garuda.
2. Laporan perjalanan, misalnya laporan wisata, pengembaraan, penjelejahan dan sebagainya.
3. Laporan keuangan, menyangkut masalah penerimaan dan penggunaan uang.

Fungsi Laporan
Penyampaian laporan biasanya dilakukan oleh seorang bawahan kepada atasan, dalam hal ini adalah atasan yang memberikan tugas / perintah atau yang mempunyai fungsi kontrol dan pengawasan atas dirinya atau atas kegiatan yang dilaporkan. Laporan juga bisa bersifat koordinatif (komunikasi horizontal) bila ditulis oleh petugas dengan posisi sejajar dengan pembacanaya. Atas dasar itu pelaporan mengandung empat fungsi:

1. Fungsi Informatif, laporan bisa digunakan sebagai sumber informasi bagi pembacanya
2. Fungsi Pertanggung jawaban, laporan merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban penulis terhadap pembaca laporan / atasannya, atau tugas yang harus dan telah dilaksanakannya.
3. Fungsi Pengawasan, dengan membaca laporan, seorang atasan bisa mengawasi bawahan serta tugas yang dilakukan bawahan tanpa harus melihat langsung.
4. Fungsi Pengambilan Keputusan, laporan dari bawahan dapat digunakan oleh atasan sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan. Juga berlaku untuk laporan koordinatif. Seorang Kepala Bagian atau Manajer dapat menggunakan laporan Manajer lain untuk membuat keputusan di bagiannya sendiri.

Sistematika Laporan Ilmiah
Laporan ilmiah dapat berbentuk naskah atau buku karena berisi hal-hal yang terperinci berkaitan dengan data-data yang akurat dan lengkap.Laporan ilmiah atau laporan formal terdiri atas:
A. Bagian awal, terdiri atas :

1. halaman judul:judul, maksud, tujuan penulisan, identitas penuli, intansi asal, kota penyusunan,dan tahun.
2. halaman pengesahan (jika perlu)
3. halaman motto/semboyan(jika perlu)
4. halaman persembahan (jika perlu)
5. prakata
6. daftar isi
7. daftar table
8. daftar grafik
9. daftar gambar
10. abstrak: uraian singkat tentang isi laporan

B. Bagian Isi
a. Bab I Pendahuluan, berisi tentang:

1. latar belakang
2. identitas masalah
3. pembatasan masalah
4. rumusan masalah
5. tujuan dan manfaat

b. Bab II Kajian Pustaka
c. Bab III Metode
d. bab IV Pembahasan
e. bab V Penutup

3. bagian akhir

1. daftar pustaka
2. daftar lampiran
3. indeks : daftar istilah

referensi :
elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/.../bab8_penulisan_laporan.pdf
http://www.definisionline.com/2010/08/pengertian-laporan.html
http://www.scribd.com/doc/51789868/Pengertian-laporan
http://jilena.blogdetik.com/2009/03/10/membuat-laporan/
http://www.pramukanet.org/index.php?option=com_content&task=view&id=396&Itemid=100